حساب تنخواه گردان یکی از مباحث مهم و کاربردی در حسابداری بشمار می‌رود و این حساب براساس هدف های معینی شکل گرفته است. تنخواه گردان در موسسات و شرکت ها برای پرداخت های جزئی و روزانه شکل گرفته است، و تنخواه مبلغی است که برای پرداخت این هزینه های روزانه به فرد تنخواه دار سپرده می‌شود.
تنخواه گردان با وجود شباهت هایی که با حساب صندوق دارد در مواردی با هم تفاوت هایی هم دارند. برای این که به این تفاوت ها بپردازیم نیاز داریم تا در ابتدا با مفاهیم این نوع حساب ها به طور کامل آشنا شویم. بنابراین ما را در این مطلب همراهی کنید تا با این مفاهیم و همچنین تفاوت های این دو حساب آشنا شویم.
آشنایی با مفهوم تنخواه و تنخواه گردان
تنخواه میزان مبلغی است که توسط شرکت یا موسسه برای پرداخت هزینه های جزئی و روزانه به فردی مورد اعتماد و مسئول سپرده می‌شود. حال با تعریف واژه تنخواه آشنا شدیم، اما اگر نیاز به مطالب تخصصی تر در مورد تنخواه دارید می‌توانید به سایتtankhahgardan.com مراجعه کنید و اطلاعات بیشتری در این زمینه کسب کنید.
اکنون که با تعریف تنخواه آشنا شده‌ایم می‌توانیم به مفهوم تنخواه گردان نیز پی ببریم. بنابراین به فرآیند یا سیستم پرداخت مبلغ تنخواه به فرد مسئول و هزینه کرد این مبلغ برای مخارج روزانه شرکت و پس از آن تسلیم مدارک و فاکتورهای هر یک از پرداخت ها به واحد حسابداری، تنخواه گردان میگویند. برخلاف تعریف ساده سیستم تنخواه گردان، در بسیاری از شرکت ها و موسساتی که از سیستم تنخواه گردان استفاده می‌کنند؛ این شغل بسیار حساس بوده و از اهمیت خاصی برای مسئولان شرکت برخوردار است. زیرا اگر در شرکت ها برای هزینه های خرد و روزانه از حساب تنخواه گردان استفاده نکنند، این مبالغ کوچک بر روی چندین حساب تاثیر می‌گذارند و باعث ایجاد اختلال در کار حسابداران می‌شود، و حسابدار برای تصحیح حساب ها مجبور است که یک یا چند حساب را از دفاتر خود پاک کند که این مساله شفافیت هزینه های ثبت شده شرکت در دفاتر را از بین می‌برد و ممکن است به همین دلیل ساده مشکلات مالیاتی سنگینی متوجه شرکت شود.
تنخواه دار کیست؟
با توجه به توضیحات و تعریف مفاهیم می‌توانیم دریابیم که تنخواه دار کیست. در تعریف تنخواه گفته شد که تنخواه مبلغی است که برای پرداخت هزینه های روزانه و خرد شرکت یا موسسه به فردی قابل اعتماد سپرده می‌شود. این فرد قابل اعتماد که از طرف شرکت یا موسسه مسئول هزینه کرد مبلغ تنخواه شده است را تنخواه دار می‌نامند. مبلغ تنخواه همیشه باید با هزینه ها و پرداخت های جزیی شرکت متناسب باشد و شخص تنخواه دار نیز تضمین لازم را به شرکت ارائه دهد.
تنخواه دار وظایفی دارد که یکی از این وظیفه ها براساس تعریف پرداخت هزینه های خرد شرکت از حساب تنخواه است. اما این تنها وظیفه شخص تنخواه دار نیست؛ وظیفه دیگری که تنخواه دار برعهده دارد و بسیار هم مهم می‌باشد این است که هر هزینه ای که می‌کند باید اسناد و فاکتور های مربوط به آن پرداخت را به حسابداری ارائه دهد. به طور مثال تنخواه دار برای اتاق کنفرانس شرکت تعدادی خودکار خریده است. این پرداخت هرچند هم که ناچیز باشد باید مدارک مربوطه به حسابداری شرکت ارائه شود و پس از تایید حسابداری به تایید مدیر تنخواه نیز برسد.
اهداف ایجاد تنخواه
سیستم تنخواه گردان به اهدف مختلفی شکل گرفته است که در این قسمت به 3 مورد از اصلی تری اهداف ایجاد آن می‌پردازیم.
تسریع پرداخت هزینه ها و پرداخت آسان تر:
استفاده از تنخواه برای پرداخت هزینه های جاری و جزیی شرکت فرآیند پرداخت را سهولت می‌بخشد؛ اما تنها همین مورد نیست. در برخی مواقع و شرایط خاص که امکان استفاده از امکانات بانکی فراهم نمی‌باشد و یا پرداخت باید به سرعت و فوری انجام شود، دوباره سیستم تنخواه به میان می‌آید و پرداخت را تسریع می‌بخشد و آسان تر می‌کند.
کاهش حجم عملیات پرداخت های نقد و بانک و همچنین عملیات های حسابداری:
زمانی که برای انجام پرداخت ها و عملیات های ضروری و فوری از طریق بانک و یا صندوق اقدام می‌شود با توجه به تعداد پرداخت ها و طی مراحل پرداخت، باعث کاهش سرعت در پرداخت و افزایش عملیات های حسابداری می‌شود. اما اگر از تنخواه به جای بانک یا صندوق برای پرداخت استفاده شود این مشکلات پیش نمی‌آید.
افزایش کنترل بر روی وجوه نقد:
استفاده از تنخواه برای پرداخت وجوه و هزینه های جزیی شرکت باعث کاهش حجم عملیات حسابداری و درنتیجه آن افزایش کنترل بر روی وجوه نقد می‌شود.
تا به این جا با مفاهیمی که از تنخواه گردان حسابداری نیاز داشتیم، آشنا شدیم. حال اگر شما به اطلاعاتی بیشتر در این زمینه نیاز دارید و یا می‌خواهید که از سیستم مدیریت تنخواه داری استفاده نمایید؛ می‌توانید از خدماتی که در زمینه تنخواه گردان حسابداری ارائه می‌شود، استفاده نمایید.
آشنایی با مفهوم حساب صندوق
حساب صندوق، اولین حساب دارایی های جاری است به این معنی که کلیه وجوه نقدی که در برخی از شرکت ها و یا موسسات(شرکت ها یا موسساتی که مجبور به انجام دریافت و پرداخت های جاری هستند) مورد استفاده قرار می‌گیرند، در دفاتر حسابداری با نام صندوق ثبت می‌شوند. نکته ای که حائز اهمیت می‌باشد این است که حساب صندوق جز دارایی ها است؛ بنابراین با افزایش آن بدهکار و با کاهش آن بستانکار می‌شود. حال با توجه به حجم عملیات روزانه دریافت و پرداخت ممکن است که حساب صندوق با اضافه یا کسری مبلغ در پایان روز مواجه شود، که اگر این مبلغ عدد بزرگ و قابل توجهی باشد باید بررسی هایی در این زمینه صورت بگیرد و اقدامات لازم انجام شود. اما اگر این مبلغ ناچیز باشد و یا بر اثر اشتباه به وجود آید باید در دفاتر حسابداری ثبت گردد.
تفاوت های تنخواه گردان و حساب صندوق
تمام این مفاهیم ارائه و توضیح داده شد تا به این قسمت برسیم و بتوانیم این دو حساب را با هم مقایسه و تفاوت های آنها را بیان کنیم. با توجه به توضیحاتی که داده شد این مقایسه بسیار راحت تر برای ما قابل درک می‌شود. حال به مقایسه این دو حساب و بررسی تفاوت های آنها می‌پردازیم:
در حساب تنخواه وجه تنخواه در دست فرد تنخواه دار که مسئول خرید است می‌باشد اما در حساب صندوق وجه صندوق در اختیار فردی است که هیچ ارتباطی با فرآیند خرید ندارد.
در حساب صندوق محدودیتی وجود ندارد درحالی که در حساب تنخواه مبلغ تنخواه دارای سقف مشخصی می‌باشد که با توجه به هزینه های شرکت تعیین می‌شود.
در حساب صندوق دریافت ها و پرداخت ها با دریافت تاییدیه از مدیران شرکت انجام می‌شود، اما در پرداخت های تنخواه، برای هر فرم تنخواه که شامل هزینه های متعددی است فقط یک بار تاییدیه دریافت می‌شود.
حساب تنخواه با توجه به تمام شدن بودجه و در طول یک پروسه زمانی مشخص تسویه و شارژ می‌شود اما در حساب صندوق این فرآیند صورت نمی‌گیرد.
وجهی که در اختیار تنخواه دار قرار دارد به نوعی طلب شرکت از آن شخص محسوب می‌شود و اگر در پایان سال باقی مانده داشته باشد؛ باید به حساب شرکت یا صندوق برگشت داده شود، اما صندوف دارایی شرکت محسوب شده و در پایان سال در سرفصل نقد و بانک طبقه بندی می‌شود.